15/01/2010Google Docs et Sites 2009 : rétrospective

Comme la nouvelle année commence, L’équipe Google Apps a voulu réfléchir à 2009 et mettre en valeur les améliorations de Google Docs et des sites. Google a terminé les phases bêta et a ajouté plus de 45 nouvelles fonctionnalités, notamment:

• Les dossiers partagés afin de simplifier la collaboration avec vos amis et collègues,
• La visionneuse Google Docs, qui rend plus facile l’affichage de plusieurs documents dans votre navigateur,
• Les modèles, la navigation automatique et hiérarchique, la monétisation, les cartes et les photos dans Google Sites,
• L’ouverture de la Galerie publique des Templates afin que tous puissent partager leurs modèles avec le monde,
• Logique de branching, de nouveaux thèmes, et plus encore dans les formulaires Google,
• L’amélioration des fonctionnalités de traduction dans les documents, feuilles de calcul et de Google Sites,
• L’édition de feuilles de calcul sur des appareils mobiles et la protection des feuilles,
• Un moyen plus facile pour faire parvenir vos commentaires et demandes de fonctionnalités,
• Une plus grande cohérence et un meilleur partage des et e-mails avec Google Docs,
• L’amélioration des présentations, y compris en travaillant à plusieurs, des tables et un meilleur contrôle des objets avec des dessins,
• Des fonctions pour l’étudiant débordé juste à temps pour la rentrée.

Au nom de toute l’équipe de Google Docs, Happy New Year!

14/01/2010Stockez tout type de fichier sur le Cloud avec GoogleDocs

Google lancera dans les prochaines semaines une fonctionnalité qui vous permettra de charger tous vos fichiers dans vos Google Docs pour y accéder de n’importe quel endroit ou de les partager avec d’autres personnes.

La capacité de stockage sera de 1Go (gratuit) pour les documents autres que les standards de Google Docs (documents, feuilles de calcul, et présentations). Vous pourrez acheter de l’espace additionnel pour la somme de 0,25 $ par Go si besoin. Par ailleurs, Google Docs acceptera les fichiers jusqu’à 250Mo ce qui permettra à tout utilisateur de partager des archives ZIP ou des fichiers photo de très gros volume.
Les fonctions de recherche très performantes sur les Docs seront identiques pour ces nouveaux fichiers “uploadés”. Vous pourrez également en pré-visualiser une bonne partie grace à la visionneuse.
Enfin, les clients Google Apps Premier Edition auront l’avantage de pouvoir télécharger plusieurs fichiers à la fois, et de synchroniser leur espace Google Docs avec leur ordinateur en temps réel (via des applications tierces : Memeo Connect, Syncplicty ou Manymoon).

Source officielle : http://googleblog.blogspot.com/2010/01/upload-your-files-and-access-them.html

5/01/2010La liste des nouveautés Google Apps de décembre 2009

N.B : cet article reprend en substance la newsletter Google de décembre 2009 en anglais.

Le mois de décembre 2009 a apporté son lot d’améliorations et d’innovations dans l’environnement de travail Google :

• Google Groupes pour les entreprises et les écoles
• Gmail hors-ligne n’est plus en beta
• Nouvelles fonctionnalités de Google Sites
• Améliorations apportées à Google Docs

Google lance les Groupes Google pour les entreprises et les écoles qui utilisent Google Apps. Les collaborateurs peuvent désormais mettre en place des alias de groupes sans demander d’aide aux administrateurs, et les membres du groupe peuvent rechercher dans les archives des messages envoyés à l’alias. Les groupes d’alias rendent également plus facile le partage d’éléments tels que des documents, spreadsheets, des présentations et des sites avec toute une liste de personnes d’un coup, au lieu de gérer les accès individuellement.

Vous pouvez visionner un aperçu du fonctionnement des Groupes Google (video en anglais) :

Lancement également de la galerie de templates pour les Google Sites. La galerie de modèles est rempli de sites-exemples utiles allant de sites-projets aux intranets d’entreprises, que vous pouvez copier et personnaliser. Cela vous permet de créer un outil utile, visuellement attrayant et un espace de travail collaboratif en quelques secondes. Et si vous avez un site intéressant, qui pourrait être utilisé par d’autres personnes, vous pouvez le soumettre à la galerie. Si votre entreprise utilise Google Sites, les modèles que vous soumettez seront réservés à une utilisation interne à l’entreprise.

L’API des Google Sites a elle aussi évoluée et permet aux applications d’accéder, de publier et de modifier le contenu d’un site Google. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire avec l’API :

• Récupérer, créer, modifier, déplacer et supprimer des pages, des commentaires, des pièces jointes et autres contenus.
• Examiner l’historique de révision sur le site.
• Surveillez tous les ajouts, modifier et supprimer l’activité d’un site.
• Télécharger des pièces jointes et fichiers.
• Créer des gadgets personnalisés pour vos utilisateurs.

Autre amélioration importante pour Gmail cette fois : le mode hors-ligne est plus robuste. Il est maintenant plus facile pour les utilisateurs de Gmail d’activer l’accès hors ligne et d’ajuster leurs préférences. Il suffit d’aller sur l’onglet “hors ligne” dans l’espace “Paramètres de Gmail”.

Par ailleurs, google a amélioré également :

1. Les recherches dans les Google Docs qui sortent de façon plus pertinente grâce notament à la gestion des synonymes
2. Une meilleure prise en charge BlackBerry pour les entreprises. Le Google Apps Connector pour BlackBerry Enterprise Server permet des “push” d’e-mail, contacts et calendrier pour les appareils BlackBerry.
3. La synchronisation avec Outlook : les utilisateurs peuvent synchroniser des calendriers multiples entre Outlook et Google Apps, et consulter des informations de disponibilité d’Exchange pour des collègues qui n’ont pas migré vers Google Apps pour le moment.
4. Le contrôle du Chat (GTalk) qui est plus étendu.
5. Enfin, la fonction la plus demandée était certainement les dossiers partagés dans Google Docs qui permettent de partager d’un coup plusieurs documents sans gérer individuellement les droits d’accès.

30/12/2009GoogleDocs : de nombreux documents à partager ? Utilisez le partage de dossiers

Il peut arriver que vous ayez de nombreux Google documents à partager avec un collaborateur. Dans ce cas il est souvent fastidieux de faire un partage document par document. Alors comment simplifier les partages ? En utilisant les dossiers partagés :

15/12/2009Nouveauté GoogleDocs : la création d’ une présentation à plusieurs est facilitée

Vous pouvez désormais savoir sur quelle slide (fig.1) et sur quelle partie du slide exactement (fig.2) se trouvent les personnes qui modifient une Google Presentation avec vous

Revevol est partenaire certifié Google Enterprise Professional (GEP) depuis 2006 , intégrateur Google Apps depuis 2007 et revendeur Google Apps depuis 2008. Revevol vous accompagne et vous conseille dans la mise en place et l’intégration des solutions Google et assure le support de la solution Google Apps. Revevol utilise Google Apps comme outil de travail principal en interne depuis 2006 et a pour partenaires la plupart des acteurs majeurs de solutions Web 2.0 et SaaS professionnelles dont Salesforce, Nelis, RunMyProcess et Amazon Web Services.

9/12/2009Nouveauté GoogleDocs : la recherche améliorée et changement de propriétaire pour les Spreadsheets

Aujourd’hui, ce sont deux nouveautés qui sont arrivées dans vos GoogleDocs :

• la recherche améliorée pour retrouver plus facilement vos documents
• la possibilité de changer le propriétaire d’une Spreadsheet comme on le faisait déjà pour un document  ou une présentation.

La recherche améliorée

Vous avez désormais la possibilité de filtrer vos résultats de recherche !

Pour faire une recherche, il vous suffit de taper certaines lettres de vos documents dans la barre de recherche GoogleDocs.

Néanmoins il peut arriver que vous ayez trop de réponse. Dans l’exemple ci-dessous pour le terme “modèle” (fig.1) Il y a eu 98 réponses (fig.2).

Il est donc utile d’utiliser la nouvelle fonctionnalité de recherche (fig.3) pour filtrer vos résultats.

Vous pouvez filtrer vos résultats par :

1. favoris : les documents favoris (avec l’etoile) remonteront en premier
2. date de dernière modification
3. relevance : un ensemble de conditions définies par Google comme le nom du document, si vous êtes propriétaire du document ou collaborateur, etc. afin de permettre un meilleur tri des résultats.

Changer un propriétaire de Spreadsheet

La possibilité de changer le propriétaire dans les GoogleDocs était déjà présente pour les présentations ou les documents. Il est maintenant tout aussi aisé de changer le propriétaire d’une Spreadsheet.

Attention tout de même bien que cela semble tout à fait normal : seul le propriétaire d’un document, présentation ou Spreadsheet peut faire changer de propriétaire.

Pour ce faire, soit vous sélectionnez l’onglet “Partager” dans votre page principale GoogleDocs, soit le bouton “Partager” en haut à droite de chaque document ouvert.

dans la pop-up qui s’ouvre sélectionnez l’onglet “Utilisateurs disposant d’un droit d’accès” et choisissez le nouveau propriétaire !

Revevol est partenaire certifié Google Enterprise Professional (GEP) depuis 2006 , intégrateur Google Apps depuis 2007 et revendeur Google Apps depuis 2008. Revevol vous accompagne et vous conseille dans la mise en place et l’intégration des solutions Google et assure le support de la solution Google Apps. Revevol utilise Google Apps comme outil de travail principal en interne depuis 2006 et a pour partenaires la plupart des acteurs majeurs de solutions Web 2.0 et SaaS professionnelles dont Salesforce, Nelis, RunMyProcess et Amazon Web Services.

19/11/2009Nouveauté GoogleDocs : des améliorations depuis la page des paramètres

Depuis hier, quelques améliorations ont été ajoutées dans les paramètres de vos GoogleDocs.

Désormais, dans l’onglet “Général” :

• vous avez la possibilité de choisir si vos documents s’ouvriront dans la fenêtre active ou dans une nouvelle fenêtre
• vous pouvez désactiver l’affichage en gras des documents mis à jour par vos collaborateurs ainsi que la mention “Nouveau !” sur les derniers documents créés qui vous ont été partagés.

12/11/2009Nouveauté : exportez facilement tous vos documents depuis vos GoogleDocs

Depuis ce week-end vous avez la possibilité d’exporter facilement tous vos documents de traitement de texte, PDF, tableurs et présentations depuis votre compte GoogleDocs jusqu’à votre ordinateur, et cela en une fois.

Il vous suffit tout d’abord de sélectionner les documents qui vous intéressent (vous pouvez tous les sélectionner si vous le souhaitez, c’est là tout l’intérêt de cette nouvelle fonctionnalité : ne plus exporter les documents un par un).

Une fonctionnalité est prévue pour sélectionner facilement tous vos documents

Une fois vos documents sélectionnés, cliquez sur l’onglet “Plus d’actions” > “Exporter” (voir image ci-dessous).

Une pop-up va alors s’ouvrir afin de vous permettre de choisir le format qu’auront vos documents une fois exportés : format Microsoft Office, format Open Office ou PDF (fig.1).

Vous avez aussi la possibilité de choisir le format de chaque type de document manuellement (fig.2).

Cliquez ensuite sur “Continuer” pour démarrer le téléchargement (fig.3).

GoogleDocs va créer une archive en .zip avant l’exportation. Si le nombre de vos documents est important, cela peut prendre un petit peu plus de temps. Vous avez alors la possibilité d’être prévenu par mail lorsque l’archive sera prête (fig.1), d’annuler l’archivage (fig.2) ou de revenir au menu du choix du format d’exportation (fig.3).

Une fois passée cette étape, vos documents sont prêts à être téléchargés depuis votre navigateur Internet.

Revevol est partenaire certifié Google Enterprise Professional (GEP) depuis 2006 , intégrateur Google Apps depuis 2007 et revendeur Google Apps depuis 2008. Revevol vous accompagne et vous conseille dans la mise en place et l’intégration des solutions Google et assure le support de la solution Google Apps. Revevol utilise Google Apps comme outil de travail principal en interne depuis 2006 et a pour partenaires la plupart des acteurs majeurs de solutions Web 2.0 et SaaS professionnelles dont Salesforce, Nelis, RunMyProcess et Amazon Web Services.

5/11/2009Nouveauté Gmail Labs : la prévisualisation des GoogleDocs dans vos mails

Une nouvelle fonctionnalité vient d’apparaitre dans les Labs de Gmail : “GoogleDocs previews in mail“.

<p style=”text-align: justify;”

Cette fonctionnalité vous permet de visualiser directement dans le mail tout document GoogleDocs qui vous est partagé (pdf, documents, spreadsheets et présentations) !

Une fois la fonctionnalité activée, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur “Show preview”, comme dans l’image ci-dessous, pour pouvoir accéder au document partagé depuis le mail qui vous a été envoyé.

Cette fonctionnalité fait partie de nombreuses autres qui simplifient le travail collaboratif et vous font gagner toujours plus de temps. Nous vous conseillons, si vous avez accès aux Labs de Gmail, de l’activer dès à présent.

Revevol est partenaire certifié Google Enterprise Professional (GEP) depuis 2006 , intégrateur Google Apps depuis 2007 et revendeur Google Apps depuis 2008. Revevol vous accompagne et vous conseille dans la mise en place et l’intégration des solutions Google et assure le support de la solution Google Apps. Revevol utilise Google Apps comme outil de travail principal en interne depuis 2006 et a pour partenaires la plupart des acteurs majeurs de solutions Web 2.0 et SaaS professionnelles dont Salesforce, Nelis, RunMyProcess et Amazon Web Services.

29/10/2009Nouveauté Google Docs : une nouvelle interface avec le partage de dossiers et bien plus encore

L’interface de Google Docs vient d’évoluer ! Avec ce redesign d’interface, de nouvelles fonctionnalités sont apparues.

Revevol vous propose de faire le tour de ces nouveautés.

Comment partager des dossiers ?

L’une des grandes nouveautés apportées par les Google Docs a été la possiblité de partager un document très simplement pour le travail collaboratif.

Désormais, vous pouvez faire la même chose avec un ensemble de documents que vous avez placés dans un dossier.

1. Créez votre dossier et insérez les documents que vous souhaitez partager.

2. Un clic droit sur votre dossier à gauche va ouvir un menu. Sélectionnez “Partager” (ou “Share”) et partagez votre dossier comme s’il s’agissait d’un document.

Vous remarquerez qu’une petite icône de personnage va s’ajouter à l’icône de votre dossier. Vous saurez ainsi facilement si vous avez partagé ce dossier ou non.

N.B : si vous souhaitez partager un dossier auquel vous avez inclu des sous-dossiers, il vous faudra aussi partager les sous-dossiers en executant la même procédure.

Mes nouveaux fichiers dans mon dossier partagé sont-ils automatiquement partagés eux aussi ?

Une fois que vous avez partagé un dossier, tous les fichiers que vous-même ou vos collaborateurs vont créer et placer dans ce dossier seront automatiquement partagés.

N.B : Si vous avez partagé le dossier en mode “lecture seule”, vous pourrez ajouter d’autres fichiers par la suite qui seront automatiquement partagés en “lecture seule”. Néanmoins, vos collaborateurs ne pourront pas ajouter d’autres fichiers à ce dossier

Comment placer plusieurs documents sur Google Docs depuis mon ordinateur ?

Vous avez 4 ou 5 documents que vous souhaitez placer dans votre espace Google Docs ? Google Docs simplifie cette procédure lorsque vous avez plusieurs documents à importer :

• Cliquez sur “Importer” ou “Upload” dans votre menu Google Docs. Une nouvelle fenêtre va s’afficher (voir figure ci-desssous).
• Sélectionnez les documents que vous souhaitez importer en cliquant sur “Sélectionnez les fichiers à importer” ou “Select files to upload” (fig.1)
• Sélectionnez un dossier ou les placer après importation. Cette action est facultative (fig.2)
• Cliquez sur “Démarrer l”importation” ou Start upload” (fig.3)